Was versteht man unter einem Zeiterfassungssystem?
Ein fundiertes Zeiterfassungssystem wie titra ermöglicht das übersichtliche Aufzeichnen von Arbeitszeiten. Derartige Systeme werden in Unternehmen aller Größen und Branchen eingesetzt, um eine genaue Protokollierung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden zu gewährleisten. Darüber hinaus kann es dazu beitragen, Arbeitszeitbetrug zu vermeiden und sicherzustellen, dass Mitarbeiter*innen fair und angemessen für ihre Arbeit bezahlt werden. In einem Zeiterfassungssystem können auch mehrere andere Systeme integriert werden, sodass Personalmanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnungen ebenfalls möglich sind.
Mit nur wenigen Klicks lassen sich Schnittstellen zu den folgenden Systemen in titra einrichten:
- Siwapp – Eine Open-Source Web Applikation zur einfachen Erstellung und Verwaltung von Rechnungen.
- Wekan – Ein Open-Source Kanban Board für die Kollaboration und das Aufgabenmanagement
- GitLab – Eine Open-Source-Web-Anwendung zur Versionsverwaltung für Softwareprojekte auf Git-Basis.
- Zammad – Ein Open-Source Helpdesk- und Problemverfolgungssystem für die zentrale Verwaltung von Kundenanfragen.
- Excel – Ein Export der erfassten Zeiten ist in den gängigen .xlsx oder .csv Formaten möglich.
Wieso ein Zeiterfassungssystem für kleine Unternehmen?
Heutzutage ist eine elektronische Zeiterfassung, vor allem auch für kleine und mittlere Unternehmen, von entscheidender Bedeutung. Ein System wie titra erleichtert die Verwaltung von Personalangelegenheiten, was zu einer besseren Planung führt. Da die Daten automatisch erfasst und sicher abgespeichert werden, spart dies auch Ressourcen und Zeit.
Dies ermöglicht außerdem eine bessere Datenintegrität und eine bessere Auswertbarkeit der Daten.
Wir bei kromit, haben als kleines Unternehmen titra entwickelt, da in unserem Betrieb im Schnitt neun Personen an zehn Projekten pro Monat arbeiten. Unser Zeiterfassungstool ermöglicht umfangreiche Echtzeit-Auswertungen und Exportmöglichkeiten und ist eine perfekte Unterstützung zur gesetzlich vorgeschriebenen Zeiterfassung und Verrechnung an unsere Kunden.
Die Abbildung zeigt die Arbeitszeit Ansicht in titra. Hier werden die erfassten Arbeitszeiten aller Mitarbeiter*innen angezeigt inklusive Beginn, Pausen und Differenz zur Normalarbeitszeit für die Ausweisung von Überstunden.
Gibt es eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Ja, die Arbeitszeiterfassung ist heutzutage in vielen Ländern, darunter Deutschland, Österreich und der Schweiz, gesetzlich verpflichtend. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat festgehalten, dass alle Mitgliedsstaaten ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten haben. Zudem gibt es seit Dezember 2022 auch in Deutschland die Pflicht, Arbeitszeiten aufzuzeichnen. Dies hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) beschlossen.
Die Arbeitgeber*innen können die Erfassung der Arbeitszeiten an ihre Arbeitnehmer*innen delegieren, diese müssen ihre geleisteten Arbeitszeiten täglich festhalten. Elektronische Zeiterfassungssysteme erleichtern hierbei das Verwalten der Arbeitsstunden und Urlaubstage, vor allem auch im Home-office und für den Außendienst.
Da es gesetzlich verpflichtend ist, Arbeitszeiten festzuhalten, stellt ein Unternehmen mit einem Zeiterfassungstool wie titra sicher, dass die gespeicherten Daten diesen gesetzlichen Anforderungen auch gerecht werden.
Vertrauensarbeitszeit oder Zeiterfassung?
Die Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, bei dem die Eigenverantwortung der Arbeitnehmer*innen eine sehr große Rolle spielt. Die Einhaltung der Arbeitszeiten und die aufgabengerechte Verteilung liegen vollkommen bei den Arbeitnehmer*innen. Es gibt keine vorgeschriebenen Zeiten für den Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit. Allerdings sind der vereinbarte Umfang der Arbeitszeit, der im Arbeitsvertrag vorgeschrieben ist, als auch die gesetzlichen Regelungen für Pausenzeiten von den Mitarbeitern*innen einzuhalten.
Bis heute gibt es keine gesetzliche Grundlage für die Vertrauensarbeitszeit in der DACH-Region. In Deutschland, Österreich und der Schweiz, kann die praktische Umsetzung flexibler Arbeitszeiten auf verschiedene Art und Weise erfolgen.
Die gesetzliche Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung kollidiert mit dem Grundgedanken der Vertrauensarbeit. Inwieweit eine Vertrauensarbeit verbunden mit Zeiterfassung nun noch möglich ist, wird sich in Zukunft zeigen.
Quelle: https://www.papershift.com/
lexikon/vertrauensarbeitszeit
Vorteile hat die Zeiterfassung für Arbeitnehmer*innen auf jeden Fall:
- Überstunden präzise eintragen, die dann auch bezahlt oder mit Urlaubstagen abgegolten werden
- Ruhepausen erfassen (erfolgt in titra automatisiert)
- Durch Eintragen der genauen Start und Endzeiten -> Schutz vor Selbst- und Fremdausbeutung
Funktionen und Vorteile einer Zeiterfassungssoftware
Zeiterfassung ist ein wichtiger Bestandteil jeder erfolgreichen Geschäftstätigkeit. Egal, ob es sich um einen kleinen Betrieb oder einen großen Konzern handelt. Das Unternehmen profitiert von einer effizienten und präzisen Aufzeichnung der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter*innen.
Eine fundierte Zeiterfassungssoftware, wie titra, bietet eine Reihe von Funktionen, die das Verwalten von Arbeitszeiten erleichtern. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:
- Automatisierte Zeiterfassung: Die Zeiterfassungssoftware ermöglicht es Mitarbeiter*innen, ihre Arbeitszeiten automatisch zu erfassen, indem sie eine Stempeluhr auf ihren Computern oder mobilen Geräten verwenden.
titra hat zu diesem Zweck einen Timer eingebaut, der die Arbeitszeit auf Sekunden genau aufzeichnet. Um dieses Feature zu verwenden erfasst man seine Arbeitszeit im ‚Tag’ Reiter:
- Projektzeiterfassung: Mitarbeiter*innen können ihre Arbeitszeiten pro Projekt eintragen, was es erleichtert, die Kosten eines Projekts zu berechnen und zu verfolgen.
Dies ist eine der Kern Funktionalitäten von titra, eine detaillierte Übersicht, aller Projekte an denen die Mitarbeiter*innen gerade arbeiten:
- Überstundenmanagement: Ermöglicht es Unternehmen, Überstunden automatisch zu erfassen und zu verwalten, was wiederum Zeit und Aufwand einspart.
Bei titra ist dies im ‘Arbeitszeit’ Ansicht möglich, hier werden Arbeitsbeginn und -ende, Pausenzeiten, Gesamtzeit, Normalarbeitszeit und Differenz (inklusive Überstunden) angezeigt:
Wann ist ein Unternehmen ein Kleinbetrieb?
Unter Kleinbetrieb versteht man kleine und mittelgroße Betriebe, abgekürzt KMB (in Deutschland und der Schweiz: KMU für Klein- und Mittelgroße Unternehmen). Für die Bezeichnung als Kleinbetrieb werden Obergrenzen an Mitarbeiter*innen, Umsätzen oder Bilanzsummen herangezogen. Kleinbetriebe können Kleingewerbetreibende, Personen- oder Kapitalgesellschaften sein, die Einordnung gilt unabhängig von der Gesellschaftsform.
Die WKO in Österreich definiert Unternehmen wie folgt:
Quelle: https://www.wko.at/service/zahlen-daten-fakten/KMU-definition.html
Projektzeiterfassung für kleine Unternehmen
Für den Erfolg eines Projektes ist eine gut durchdachte Projektzeiterfassung entscheidend. Eine einfache Weise der Projektzeiterfassung für kleine Unternehmen ist die Verwendung einer Zeiterfassungssoftware wie titra. Der Verwaltungsaufwand ist sehr gering und die Mitarbeiter*innen können sich wichtigeren Dingen, als dem Eintragen der Arbeits- und Projektzeiten zuwenden.
Eine genaue Überwachung der Zeit, die für Projekte aufgewendet wird, hilft dabei, den Fortschritt zu verfolgen, Arbeitsabläufe zu optimieren und entlastet Mitarbeiter*innen. Zudem hilft es, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen, um das Projekt innerhalb des Zeitrahmens und des Budgets abzuschließen.
Mit titra ist eine Auswertung der erfassten Daten per Knopfdruck möglich und spart den Mitarbeiter*innen Zeit. Ein exportieren der Daten als .xlsx oder .csv File ist leicht gemacht und eine Bildliche Darstellung als Pie- und Line-Chart ist ebenfalls ersichtlich.
Zeiterfassung für Kleinbetriebe: Ein Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Anschaffung eines Zeiterfassungssystems für kleine und mittlere Betriebe äußerst wichtig ist. Das Handschriftliche aufschreiben der Zeiten ist mühsam, umständlich, fehleranfällig und außerdem nicht mehr zeitgemäß. Digitale Zeiterfassungssysteme, wie titra, erlauben eine unkomplizierte und vor allem datenschutz- und gesetzeskonforme Erfassung der Arbeitszeiten.
Geforderte Nachweise wie Projektarbeitszeit, Gesamtauswertung, Arbeitsbeginn und Ende, sowie Pausen und Überstunden werden übersichtlich angezeigt und sind in unterschiedlichen Ansichten tabellarisch sowie grafisch einsehbar:
Durch die Einsicht in die Projektarbeitszeiten, können Arbeitsabläufe optimiert werden, um Deadlines einzuhalten und das Vorankommen von Projekten schnell und einfach zu kontrollieren.
Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder im Außendienst, von einem echtzeit Zeiterfassungssystem profitieren Kleinbetriebe, genau wie größere Unternehmen und deren Mitarbeiter*innen.
Überzeugt? Hier können Sie titra unverzüglich kostenlos und unverbindlich testen.
Informationen zu allen derzeitigen Angeboten finden Sie auf unserer Homepage.