Validierung und Verrechnung von Aufwänden aus der Zeiterfassung (am Beispiel der Open Source Zeiterfassung titra)

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Einleitung

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen wie unser fiktives österreichisches Kleinunternehmen titra verwendet, um die erfassten Zeiten des Projektteams an seine Kund*innen zu kommunizieren, diese validiert und schlussendlich für die Verrechnung verwendet. titra ist eine Open Source Anwendung für einfache und transparente Zeiterfassung und kann entweder in der eigenen Infrastruktur betrieben oder als SaaS Lösung bezogen werden. Sie können titra jederzeit kostenlos unter app.titra.io testen.

Export nach Microsoft Excel und CSV

Die Export Funktion für Microsoft Excel und CSV, welche für viele Unternehmen eine sehr wichtige Rolle spielt, erlaubt es, die erfassten Zeiten in ein Microsoft Excel-Sheet zu exportieren und diese zum Beispiel per E-Mail an Kund*innen zu schicken. Kund*innen bekommen somit auf einen Blick eine Aufstellung der geleisteten Stunden/Tage.

Verrechnung

Die Verrechnung erfolgt in einer externen Applikation, was bedeutet, das keine spezifischen Stunden- bzw. Tagessätze in titra aufscheinen. Eine direkte Schnittstelle gibt es zum Beispiel zu der Open Source Verrechnungssoftware Siwapp. Nach der Verrechnung ist das Bearbeiten von Zeiteinträgen gesperrt. Die Nachverfolgung von bereits verrechneten Aufwänden kann danach natürlich weiterhin mittels nachfolgend erwähnter Auswertungen erfolgen.

Auswertungen

titra bietet nicht nur diverse Export-Funktionen sondern auch Ansichten für detaillierte Auswertungen. Die Seite “Details” beinhaltet diese tabellarischen bzw. grafischen Ansichten. Die Standardansicht (‘Detailliert’) listet dabei alle erfassten Zeiten auf, während die Ansicht ‘Tage’ alle Einträge an einem gewissen Tag aggregiert. In allen Ansichten kann die Anzeige auf 25-100 Zeilen eingeschränkt werden, aber es ist auch immer möglich, alle getrackten Zeiten aufzulisten. Die Volltextsuche ermöglicht es, erfasste Zeiten gezielt zu finden.

Die Gesamtauflistung summiert alle erfassten Aufwände für die ausgewählte Zeitperiode (standardmäßig das aktuelle Monat).

In der Arbeitszeitansicht wird die Zeiterfassung im Hinblick auf die gesetzlich vorgeschriebenene Vollzeiterfassung dargestellt. Hier sieht man die geleisteten Stunden sowie die Differenz (eventuelle Minusstunden) zu den definierten Arbeitszeiten. Der Beginn eines Arbeitstages sowie Beginn und Dauer der Pausen können ebenfalls über die Benutzereinstellungen frei konfiguriert werden. In dieser Ansicht ist es ebenfalls möglich, ein CSV oder ein Excel-Sheet zu exportieren.

Für eine grafische Auswertung steht die Seite ‘Diagramme’ zur Verfügung. Hier werden die erfassten Zeiten pro Tag beziehungsweise die Zeitverteilung nach Vorgang für die gewählte Zeitperiode dargestellt.

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